Hướng dẫn chi tiết về cách kiểm toán nhà máy sản xuất bao bì tại Trung Quốc dành cho người mua toàn cầu

Việc nhập khẩu bao bì từ Trung Quốc có thể mang lại lợi thế đáng kể về chi phí.

Tuy nhiên, lợi thế về chi phí chỉ có ý nghĩa nếu nhà máy đóng gói có thể thực hiện đúng những gì đã hứa.

Đối với người mua toàn cầu, một trong những rủi ro lớn nhất trong việc mua sắm bao bì là khoảng cách giữa tài liệu tiếp thị của nhà cung cấp và khả năng sản xuất thực tế của họ. Một nhà máy có thể tuyên bố sở hữu thiết bị in ấn tiên tiến, hệ thống kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt, chứng nhận quốc tế và quy trình sản xuất tích hợp. Nhưng nếu không có sự kiểm toán, những tuyên bố đó rất khó xác minh.

Việc kiểm tra nhà máy sản xuất bao bì giúp người mua xác nhận liệu nhà cung cấp có thiết bị, hệ thống, kiểm soát chất lượng, chứng nhận và năng lực sản xuất cần thiết để hỗ trợ hợp tác lâu dài hay không.

Hướng dẫn này giải thích cách thức kiểm toán một nhà máy sản xuất bao bì tại Trung Quốc, từ khâu chuẩn bị trước kiểm toán đến đánh giá tại chỗ, xem xét mẫu và đưa ra quyết định sau kiểm toán.

Vì sao việc kiểm toán nhà máy sản xuất bao bì lại khác với việc kiểm toán sản xuất nói chung?

Ngành sản xuất bao bì có những yêu cầu kỹ thuật đặc thù mà thường bị bỏ sót trong các danh sách kiểm tra nhà máy thông thường.

Một cuộc kiểm tra nhà máy tiêu chuẩn có thể đánh giá điều kiện cơ sở vật chất, an toàn lao động và quản lý sản xuất, nhưng người mua bao bì cũng cần xác minh chất lượng in ấn, quản lý màu sắc, kiểm soát vật liệu, độ chính xác cắt khuôn, khả năng hoàn thiện và hệ thống phê duyệt mẫu.

Đối với các nhà cung cấp bao bì, các lĩnh vực kiểm toán quan trọng nhất bao gồm:

• Thiết bị in ấn

• Hệ thống quản lý màu sắc

• Hiệu lực chứng nhận

• Khả năng cắt khuôn và hoàn thiện

• Lưu trữ vật liệu và khả năng truy xuất nguồn gốc

• Quy trình kiểm soát chất lượng

• Sản xuất nội bộ so với sản xuất thuê ngoài

• phòng mẫu và mẫu phê duyệt được lưu giữ

• Quản lý năng lực sản xuất và thời gian giao hàng

Những điểm khác biệt chính trong kiểm toán nhà máy đóng gói

1. Quản lý màu sắc là một lĩnh vực kỹ thuật.

Trong sản xuất bao bì, tính nhất quán về màu sắc không chỉ đơn thuần là vấn đề kinh nghiệm của người vận hành.

Một nhà máy có thể có 20 năm kinh nghiệm in ấn, nhưng nếu không có hệ thống quản lý màu sắc được hiệu chỉnh, họ vẫn có thể tạo ra màu sắc không nhất quán giữa các lô hàng.

Đối với bao bì in ấn, người mua nên kiểm tra xem nhà máy có:

• Hiệu chuẩn G7

• Máy đo quang phổ X-Rite hoặc tương đương

• Quy trình quản lý màu sắc được ghi chép lại.

• Hệ thống kiểm chứng đã được hiệu chuẩn

• Bản ghi đo màu

• Tiêu chuẩn dung sai màu được xác định

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các thương hiệu yêu cầu màu Pantone hoặc CMYK nhất quán trên nhiều SKU, thị trường hoặc đơn đặt hàng lặp lại.

2. Tình trạng thiết bị quan trọng hơn thương hiệu thiết bị.

Một thương hiệu báo chí nổi tiếng không tự động đảm bảo chất lượng.

Một máy in cao cấp nhưng bảo trì kém có thể hoạt động tệ hơn một máy in tầm trung mới hơn, được bảo trì tốt.

Trong quá trình kiểm toán, người mua nên kiểm tra:

• Thương hiệu và mẫu mã thiết bị

• Năm lắp đặt

• Hồ sơ bảo trì

• Tình trạng máy móc có thể nhìn thấy

• Chất lượng đầu ra gần đây

• Trình độ kỹ năng của người vận hành

• Khả năng đo màu trực tuyến

Mục tiêu không chỉ là xác nhận nhà máy sở hữu những máy móc nào, mà còn là xem những máy móc đó có được bảo trì đúng cách và có khả năng sản xuất ra chất lượng bao bì theo yêu cầu hay không.

3. Khả năng tích hợp giúp giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng.

Một số nhà máy chỉ sản xuất hộp bên ngoài nhưng thuê ngoài các công đoạn như lót xốp, nhãn, khay vỉ, sách hướng dẫn hoặc các quy trình hoàn thiện khác.

Điều này tạo ra rủi ro về kiểm soát chất lượng ở mỗi khâu chuyển giao.

Đối với các dự án đóng gói phức tạp, người mua nên làm rõ chính xác những khâu nào được sản xuất nội bộ và những khâu nào được thuê ngoài.

Khả năng tích hợp đặc biệt quan trọng đối với bao bì bao gồm:

• Thùng carton sóng

• Hộp màu bán lẻ

• Miếng lót xốp

• Khay làm từ bột giấy đúc khuôn

• Bao bì vỉ

• Nhãn và tem nhãn

• Sách hướng dẫn in

• Ép màng, phủ UV, ép nhũ hoặc dập nổi

Nhà cung cấp có năng lực nội bộ tốt hơn có thể giảm thiểu rủi ro phối hợp, sai lệch kích thước và sự không chắc chắn về thời gian giao hàng.

4. Chứng chỉ phải được xác minh

Những chứng chỉ treo trên tường nhà máy thôi là chưa đủ.

Các chứng nhận như FSC, G7, GMI, ISO 9001 và ISO 14001 cần được xác minh trực tiếp thông qua cơ quan cấp chứng nhận hoặc cơ sở dữ liệu chứng nhận.

Người mua nên kiểm tra:

• Số chứng chỉ

• Ngày hết hạn

• Tên cơ sở được chứng nhận

• Phạm vi được chứng nhận

• Cơ quan phát hành

• Giấy chứng nhận đó có áp dụng cho các sản phẩm đang được mua hay không?

Một nhà máy tuyên bố có các chứng nhận mà hiện tại không có nên được xem là một rủi ro nghiêm trọng.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị trước kiểm toán

Một cuộc kiểm toán thành công bắt đầu trước khi bạn đến thăm nhà máy.

Việc chuẩn bị trước khi kiểm toán giúp người mua xác định mục tiêu, thu thập thông tin từ nhà cung cấp và lập kế hoạch xác minh rõ ràng.

Xác định mục tiêu kiểm toán của bạn

Các nhà mua hàng khác nhau kiểm tra các nhà máy sản xuất bao bì vì những lý do khác nhau.

Trước khi kiểm toán, hãy làm rõ những gì bạn cần xác minh.

Ví dụ:

• Chủ sở hữu thương hiệu khi tìm nguồn cung ứng bao bì bán lẻ có thể cần xác minh kinh nghiệm về quản lý màu sắc, kỹ thuật kết cấu và tuân thủ các quy định bán lẻ.

• Một nhà sản xuất khi chuyển đổi nhà cung cấp có thể cần xác nhận rằng nhà máy mới có thể đáp ứng hoặc vượt trội hơn chất lượng của nhà cung cấp hiện tại.

• Một công ty có cam kết về ESG có thể cần phải xác minh chứng nhận FSC, ISO 14001, quản lý chất thải và tuân thủ các quy định xã hội.

• Người mua có nhu cầu số lượng lớn có thể cần xác minh năng lực sản xuất, hệ thống lập kế hoạch và độ tin cậy về thời gian giao hàng.

Việc xác định mục tiêu kiểm toán rõ ràng giúp xác định những lĩnh vực nào cần được chú trọng nhất.

Hãy tìm hiểu thông tin về nhà máy trước khi đến thăm.

Đừng đến nhà máy mà không chuẩn bị trước.

Trước khi tiến hành kiểm toán, người mua nên xem xét thông tin hiện có và xác minh các tuyên bố quan trọng.

Xác minh chứng nhận một cách độc lập

Hãy yêu cầu nhà cung cấp cung cấp số chứng nhận trước khi đến thăm.

Sau đó, hãy xác minh thông tin đó thông qua các nguồn chính thức.

Các chứng chỉ quan trọng có thể bao gồm:

• Chuỗi giám sát FSC

• Chứng nhận G7

• Chứng nhận GMI

• ISO 9001

• ISO 14001

• Kiểm toán SMETA hoặc các cuộc kiểm toán tuân thủ trách nhiệm xã hội khác

• Chương trình kiểm toán dành riêng cho nhà bán lẻ

Nếu nhà cung cấp tuyên bố có chứng nhận nhưng không thể cung cấp tài liệu hiện hành, đây nên được xem là dấu hiệu cảnh báo.

Xem đánh giá của khách hàng

Hãy yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin tham khảo từ các khách hàng cùng loại sản phẩm hoặc ngành nghề với bạn.

Sau đó, hãy liên hệ trực tiếp với những người giới thiệu đó.

Đừng chỉ dựa vào thư giới thiệu hoặc logo trong bản trình bày bán hàng.

Các câu hỏi tham khảo hữu ích bao gồm:

• Bạn đã hợp tác với nhà cung cấp này được bao lâu rồi?

• Họ sản xuất những loại bao bì nào cho bạn?

• Chất lượng sản phẩm của họ có ổn định không?

• Họ xử lý sự chậm trễ hoặc các vấn đề về chất lượng như thế nào?

• Họ có hỗ trợ các đơn đặt hàng lặp lại một cách đáng tin cậy không?

• Bạn có tiếp tục sử dụng chúng không?

Yêu cầu danh sách thiết bị

Trước khi đến thăm, hãy yêu cầu danh sách các thiết bị sản xuất chính.

Danh sách này nên bao gồm:

• Loại thiết bị

• Thương hiệu

• Số hiệu mẫu

• Năm lắp đặt

• Kích thước định dạng tối đa

• Khả năng chính

• Năng lực sản xuất

So sánh danh sách thiết bị với những gì nhà cung cấp tuyên bố.

Ví dụ, một nhà máy tuyên bố có khả năng in offset cao cấp cần phải có máy in offset phù hợp, thiết bị làm bản kẽm CTP và thiết bị quản lý màu sắc.

Gửi bảng câu hỏi kỹ thuật

Bảng câu hỏi kỹ thuật buộc nhà cung cấp phải ghi lại các tuyên bố của mình trước khi kiểm toán.

Bảng câu hỏi cần bao gồm:

• Hệ thống chất lượng

• Khả năng in ấn

• Quản lý màu sắc

• Trạng thái chứng nhận

• Năng lực sản xuất

• Vật liệu được sử dụng

• Quy trình nội bộ so với quy trình thuê ngoài

• Quá trình lấy mẫu

• Khả năng kiểm thử

• Thời gian giao hàng và quy trình đặt hàng lại

Các câu trả lời tạo ra một cơ sở dữ liệu ban đầu có thể được kiểm chứng trong quá trình kiểm toán tại chỗ.

Sử dụng đúng nguồn lực kiểm toán

Không phải tất cả các cuộc kiểm toán đều yêu cầu cùng một loại kiểm toán viên.

Tùy thuộc vào dự án, người mua có thể sử dụng các nhóm tìm nguồn cung ứng nội bộ, các công ty kiểm toán bên thứ ba hoặc các chuyên gia tư vấn đóng gói chuyên biệt.

Các công ty kiểm toán bên thứ ba

Các công ty như SGS, Bureau Veritas và Intertek cung cấp dịch vụ kiểm toán nhà máy.

Chúng rất hữu ích cho việc xác minh nhà cung cấp nói chung, hệ thống chất lượng, tuân thủ các quy định xã hội và kiểm toán lần đầu có ghi chép lại.

Tư vấn viên chuyên về bao bì

Đối với các dự án đóng gói phức tạp, một chuyên gia tư vấn đóng gói chuyên nghiệp có thể cung cấp những hiểu biết kỹ thuật sâu sắc hơn.

Điều này hữu ích khi dự án liên quan đến:

• In ấn yêu cầu màu sắc chính xác

• Bao bì hàng hóa nguy hiểm

• Bao bì sẵn sàng bán lẻ

• Bao bì sản phẩm nặng

• Tài liệu FSC

• Chèn phức tạp

• Các dòng sản phẩm có số lượng SKU cao

Chương trình kiểm toán bắt buộc đối với nhà bán lẻ

Một số nhà bán lẻ yêu cầu các chương trình kiểm toán cụ thể.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Đánh giá nhà cung cấp của Walmart

• Kiểm toán Tiêu chuẩn Lao động Quốc tế của Disney

• Kiểm toán SMETA

• Chương trình tuân thủ dành riêng cho khách hàng

Nếu người mua hoặc nhà bán lẻ của bạn có yêu cầu kiểm định riêng, hãy xác nhận xem nhà máy đã vượt qua chương trình đó chưa.

Giai đoạn 2: Kiểm toán tại chỗ

Cuộc kiểm tra tại chỗ cần xác minh xem hoạt động thực tế của nhà máy có phù hợp với những tuyên bố của nhà máy hay không.

Cuộc kiểm toán cần bao gồm điều kiện cơ sở vật chất, thiết bị sản xuất, quản lý màu sắc, kiểm soát chất lượng, khả năng sau in, hệ thống tuân thủ và chất lượng mẫu.

Khu vực 1: Tổng quan về cơ sở vật chất và năng lực

Hãy bắt đầu bằng việc xem xét tổng quan về cơ sở vật chất.

Những gì cần đánh giá

Kiểm tra những điều sau:

• Tổng diện tích sàn sản xuất

• Bố trí nhà máy

• Số ca sản xuất

• Số ngày hoạt động mỗi tuần

• Tỷ lệ sử dụng sản xuất hiện tại

• Dữ liệu sản lượng hàng tháng

• Kho nguyên liệu thô

• Kho chứa thành phẩm

• Khu vực điều phối

• Hệ thống lập kế hoạch sản xuất

• Quản lý lệnh công việc

Hãy yêu cầu dữ liệu sản lượng hàng tháng trong 12 tháng qua thay vì chỉ dựa vào công suất được công bố.

Dấu hiệu cảnh báo

Hãy chú ý đến:

• Công suất được công bố không khớp với trang thiết bị và số giờ làm việc theo ca.

• Bố cục sàn nhà hỗn loạn

• Tổ chức quy trình làm việc kém hiệu quả

• Nguyên liệu thô được lưu trữ trên sàn nhà.

• Tấm bìa hoặc giấy tiếp xúc với độ ẩm

• Không có hệ thống phiếu yêu cầu công việc nào hiển thị.

• Không có lịch trình sản xuất rõ ràng

• Khu vực thành phẩm bị tắc nghẽn

Những câu hỏi cần đặt ra

Các câu hỏi hữu ích bao gồm:

• Thời gian giao hàng hiện tại cho một đơn hàng mới có quy mô như thế này là bao lâu?

• Mùa cao điểm của bạn là mùa nào?

• Bạn xử lý các đơn hàng khẩn cấp như thế nào?

• Bạn thông báo cho khách hàng như thế nào khi xảy ra sự chậm trễ trong sản xuất?

• Hiện tại, công suất đang được sử dụng ở mức bao nhiêu phần trăm?

• Bạn làm bao nhiêu ca?

Khu vực 2: Thiết bị và khả năng in ấn

Khả năng in ấn là một trong những lĩnh vực kiểm toán quan trọng nhất đối với các nhà máy sản xuất bao bì.

Nó xác định mức chất lượng tối đa cho các thùng carton in, hộp màu, bao bì bán lẻ và bao bì carton sóng cán màng in offset.

In offset

Đối với hộp màu, hộp gấp và bao bì carton sóng cán màng in offset, cần đánh giá kỹ lưỡng thiết bị in offset.

Những gì cần đánh giá

Kiểm tra:

• Số lượng máy in offset

• Thương hiệu và mẫu máy in

• Kích thước tờ giấy tối đa

• Số lượng màu in

• Năm lắp đặt

• Điều kiện bảo trì

• Độ sạch sẽ và tình trạng máy móc

• Hệ thống đo màu trực tuyến

• Khả năng chế tạo bản in CTP

• Quy trình làm việc của người vận hành

• Sản lượng sản xuất gần đây

Nhà cung cấp bao bì hiện nay thường nên sử dụng công nghệ tạo bản in CTP thay vì các hệ thống dựa trên phim cũ.

In flexo

In kỹ thuật in flexo thường được sử dụng cho thùng carton sóng, nhãn mác và các loại bao bì in đơn giản hơn.

Những gì cần đánh giá

Kiểm tra:

• Thông số kỹ thuật máy in Flexo

• Tuổi đời và tình trạng của báo chí

• Tình trạng trục anilox

• Hệ thống mực

• Độ chính xác đăng ký

• Các mẫu sản phẩm gần đây

Các trục anilox bị mòn có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng về chất lượng in, vì vậy cần kiểm tra kỹ tình trạng của chúng.

In kỹ thuật số

Nếu nhà cung cấp có dịch vụ in số lượng nhỏ hoặc in mẫu, hãy đánh giá khả năng in kỹ thuật số của họ.

Những gì cần đánh giá

Kiểm tra:

• Thương hiệu và mô hình báo chí kỹ thuật số

• Kích thước định dạng tối đa

• Tốc độ in

• Phương pháp hiệu chỉnh màu sắc

• Các chất nền được hỗ trợ

• Chất lượng mẫu

In kỹ thuật số rất hữu ích cho việc tạo mẫu thử, in số lượng nhỏ, bao bì theo mùa và bao bì cá nhân hóa.

Câu hỏi về in ấn

Trong quá trình kiểm toán, hãy hỏi:

• Bạn sử dụng hệ thống quản lý màu sắc nào?

• Bạn có chứng chỉ G7 không? Ở cấp độ nào?

• Làm thế nào để kiểm tra màu sắc trước khi phê duyệt sản xuất?

• Điều gì sẽ xảy ra nếu một lô sản xuất vượt quá dung sai màu sắc?

• Bạn có thể cho xem hồ sơ đo màu từ một dự án gần đây không?

• Bạn có sử dụng quy trình tạo bản in CTP không?

• Những công đoạn in ấn nào được thực hiện nội bộ và những công đoạn nào được thuê ngoài?

In ấn các dấu hiệu cảnh báo

Hãy cẩn thận nếu bạn thấy:

• Không có phép đo màu trực tuyến hoặc có hệ thống.

• Chỉ kiểm tra màu sắc bằng mắt thường thủ công.

• Không có quy trình quản lý màu sắc rõ ràng

• Làm tấm phim

• Máy ép trong tình trạng bảo trì kém

• Các nhân viên vận hành không thể giải thích các quy trình tiêu chuẩn.

• Các tuyên bố chứng nhận không được hỗ trợ bởi tài liệu.

Khu vực 3: Cơ sở hạ tầng quản lý màu sắc

Quản lý màu sắc xứng đáng có một phần kiểm toán riêng.

Đây là một trong những biến số chất lượng quan trọng nhất trong sản xuất bao bì và là một trong những biến số thường bị các nhà cung cấp đánh giá quá cao nhất.

Thiết bị đo màu

Một nhà in bao bì chuyên nghiệp cần phải có các công cụ đo màu được sử dụng thường xuyên.

Hãy tìm kiếm:

• Máy đo quang phổ X-Rite hoặc tương đương

• Máy đo mật độ

• Hồ sơ hiệu chuẩn

• Quy trình đo lường phía máy in

• Nhật ký đo màu

• Tiêu chuẩn dung sai đã xác định

Thiết bị không chỉ nên được trưng bày cho khách tham quan. Nó cần được sử dụng trong sản xuất hàng ngày.

Khả năng kiểm chứng màu sắc

Việc kiểm tra màu sắc giúp người mua phê duyệt bản in thử chính xác trước khi sản xuất hàng loạt.

Kiểm tra xem nhà máy có:

• Màn hình kiểm chứng đã được hiệu chỉnh

• Công cụ hiệu chỉnh màn hình phần cứng

• Máy in bản in thử hợp đồng

• Hệ thống in thử được hiệu chỉnh theo cấu hình máy in sản xuất.

• Quy trình phê duyệt bằng chứng được ghi chép

Tài liệu G7 và GMI

Hãy yêu cầu được xem:

• Chứng chỉ G7 hiện tại

• Chứng nhận cấp độ G7

• Cấu hình máy ép được chứng nhận

• Ngày hết hạn

• Dữ liệu đặc trưng G7 mới nhất

• Chứng chỉ GMI hiện tại

• Bản tóm tắt kiểm toán GMI, nếu có.

Nhà cung cấp đủ điều kiện cần phải cung cấp rõ ràng các tài liệu này.

Tiêu chuẩn màu sắc của Pantone và khách hàng

Hãy hỏi nhà máy quản lý bảng màu Pantone và các bảng màu được khách hàng phê duyệt như thế nào.

Kiểm tra:

• Liệu sách màu Pantone có còn cập nhật không?

• Cách thức lưu trữ các mẫu màu đã được phê duyệt

• Cách sử dụng tiêu chuẩn màu sắc cho các đơn đặt hàng lặp lại

• Liệu các mẫu vật được lưu giữ có được bảo vệ khỏi ánh sáng và độ ẩm hay không.

• Cách ghi nhận và khắc phục sự sai lệch màu sắc

Sách Pantone cũ và tài liệu tham khảo màu sắc được lưu trữ kém có thể gây ra hiện tượng sai lệch màu sắc không đáng có.

Khu vực 4: Khả năng cắt khuôn và gia công sau in

Chất lượng bao bì không chỉ dừng lại ở khâu in ấn.

Các công đoạn cắt khuôn, gấp, dán, cán màng, phủ, dập nổi và ép nhũ đều ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng.

Thiết bị cắt khuôn

Kiểm tra:

• Máy cắt khuôn phẳng

• Máy cắt khuôn quay

• Kích thước tờ giấy tối đa

• Tình trạng máy móc

• Độ chính xác khi cắt

• Dung sai đăng ký

• Các mẫu cắt khuôn gần đây

Độ chính xác của việc cắt khuôn ảnh hưởng đến việc lắp ráp hộp, gấp, đóng, độ khít của các vật dụng bên trong và hình thức cuối cùng của hộp.

Thư viện dụng cụ cắt khuôn

Một thư viện công cụ được quản lý tốt là dấu hiệu mạnh mẽ cho thấy hoạt động sản xuất được tổ chức bài bản.

Kiểm tra xem các công cụ có đáp ứng các điều kiện sau không:

• Đã dán nhãn

• Đã kiểm kê

• Được bảo quản an toàn

• Liên kết với hồ sơ khách hàng và mã sản phẩm (SKU).

• Được bảo quản để đặt hàng lại.

Một phòng dụng cụ không được sắp xếp gọn gàng có thể dẫn đến chậm trễ trong việc đặt hàng lại, sử dụng dụng cụ không chính xác hoặc kích thước sản phẩm không nhất quán.

Gấp và dán

Kiểm tra máy dán gấp tự động và mẫu sản phẩm đầu ra.

Kiểm tra:

• Đăng ký gấp

• Vị trí dán keo

• Độ bền của keo

• Độ vuông của hộp

• Tính nhất quán của quá trình lắp ráp

• Tỷ lệ lỗi

Việc gấp hoặc dán không đúng cách có thể dẫn đến hộp bị hỏng, hình thức không đẹp mắt hoặc các vấn đề trên dây chuyền đóng gói.

Các quy trình hoàn thiện

Xác nhận những công đoạn hoàn thiện nào được thực hiện nội bộ.

Các quy trình hoàn thiện phổ biến bao gồm:

• cán màng bóng

• cán màng mờ

• Lớp phủ mềm mại

• Lớp phủ UV

• Tia cực tím cục bộ

• Dập nổi bằng lá kim loại nóng

• Dập nổi

• Dập nổi

Nếu công đoạn hoàn thiện được giao cho nhà thầu phụ, hãy hỏi nhà cung cấp về cách họ kiểm soát chất lượng, tiến độ và kiểm tra ở giai đoạn thi công của nhà thầu phụ.

Khu vực 5: Hệ thống kiểm soát chất lượng

Một nhà máy đóng gói chuyên nghiệp cần phải có quy trình kiểm soát chất lượng được ghi chép lại, chứ không chỉ dựa vào việc kiểm tra bằng mắt thường của công nhân giàu kinh nghiệm.

Kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào

Kiểm tra xem nhà máy có kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào trước khi sản xuất hay không.

Đối với bìa cứng và bìa carton sóng, các bước kiểm tra thông thường bao gồm:

• Trọng lượng cơ bản

• Thước kẹp

• Hàm lượng độ ẩm

• Chất lượng bề mặt

• Sức mạnh của bảng

• Độ nhất quán về màu sắc hoặc sắc thái

• Hồ sơ lô hàng của nhà cung cấp

Hãy hỏi xem nhà máy có quy trình đánh giá năng lực nhà cung cấp đối với các nhà máy giấy, nhà cung cấp bìa cứng, mực in, chất kết dính và chất phủ hay không.

Kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất

Kiểm tra những gì xảy ra trong từng giai đoạn sản xuất.

Hỏi:

• Những khâu kiểm tra chất lượng nào được thực hiện trong quá trình in ấn?

• Màu sắc được đo lường với tần suất như thế nào?

• Việc kiểm tra độ chính xác của đường cắt khuôn được thực hiện như thế nào?

• Các đường keo được kiểm tra như thế nào?

• Vật liệu không đạt tiêu chuẩn được xử lý như thế nào?

• Các khiếm khuyết có được phân lập và dán nhãn không?

• Ai sẽ phê duyệt việc tiếp tục sau khi phát hiện ra lỗi?

Cần phải có quy trình được ghi chép lại để xác định, khoanh vùng, khắc phục và ghi nhận các vấn đề.

Kiểm tra cuối cùng

Trước khi đóng gói và vận chuyển, nhà máy cần tiến hành kiểm tra cuối cùng.

Kiểm tra:

• Tiêu chí kiểm tra

• Phương pháp lấy mẫu

• Công cụ đo lường

• Tiêu chuẩn đạt/không đạt

• Phân loại khuyết tật

• Hồ sơ phê duyệt cuối cùng

• So sánh mẫu khách hàng

Việc kiểm tra cuối cùng không chỉ đơn thuần là kiểm tra bằng mắt thường.

Phòng lưu trữ mẫu và mẫu vật được lưu giữ

Một nhà cung cấp bao bì uy tín nên duy trì một phòng trưng bày mẫu.

Hãy hỏi xem nhà máy có lưu giữ những gì sau đây không:

• Mẫu tiền sản xuất đã được phê duyệt

• Bản in thử màu

• Mẫu cấu trúc

• Mẫu tham khảo của khách hàng

• Sắp xếp lại các mẫu so sánh

Việc lưu giữ mẫu sản phẩm rất quan trọng để đảm bảo tính nhất quán của các đơn đặt hàng lặp lại và giải quyết tranh chấp.

Khu vực 6: Tuân thủ các quy định về môi trường và xã hội

Các nhà mua bao bì ngày càng cần phải xác minh sự tuân thủ các quy định về môi trường và xã hội.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các thương hiệu bán hàng vào thị trường châu Âu, Bắc Mỹ, Úc hoặc các kênh bán lẻ lớn.

Tuân thủ các quy định về môi trường

Kiểm tra:

• Chứng nhận ISO 14001

• Chứng nhận chuỗi cung ứng FSC

• Quy trình quản lý chất thải

• Xử lý chất thải mực và dung môi

• Tái chế giấy thải

• Sử dụng mực gốc nước

• Giám sát năng lượng

• Kiểm soát khí thải

• Hồ sơ kiểm toán môi trường

Đối với các tuyên bố về chứng nhận FSC, hãy tự mình kiểm chứng chứng nhận và xác nhận rằng phạm vi được chứng nhận bao gồm cả bao bì mà bạn dự định mua.

Tuân thủ xã hội

Ôn tập:

• hồ sơ giờ làm việc

• Tuân thủ quy định làm thêm giờ

• Hồ sơ lương

• Sức khỏe và an toàn của người lao động

• Sử dụng PPE

• Thiết bị phòng cháy chữa cháy

• Lối thoát hiểm

• Điều kiện ký túc xá, nếu có.

• Hồ sơ đào tạo

Đối với các chương trình dành cho nhà bán lẻ, hãy hỏi xem nhà máy đã hoàn thành các cuộc kiểm toán như SMETA, đánh giá nhà cung cấp của Walmart, Disney ILS hoặc các cuộc kiểm toán dành riêng cho khách hàng hay chưa.

Giai đoạn 3: Đánh giá mẫu

Các hệ thống tại chỗ cho thấy cách thức hoạt động của nhà máy.

Các mẫu sản phẩm cho thấy nhà máy thực sự sản xuất những gì.

Trong quá trình kiểm toán, hãy yêu cầu các mẫu sản phẩm mới nhất từ ​​các lô sản xuất thực tế, tốt nhất là từ danh mục sản phẩm của bạn.

Mẫu sản phẩm cần yêu cầu

Hãy yêu cầu:

1. Mẫu bìa carton in

2. Mẫu cấu trúc lượn sóng

3. Mẫu in thạch bản nhiều lớp

4. Mẫu hộp màu

5. Mẫu hoàn thiện

6. Mẫu cắt khuôn

7. Mẫu xốp hoặc mẫu chèn nếu có liên quan

8. Các mẫu lấy từ đầu và cuối một chu kỳ sản xuất dài.

Những điều cần đánh giá

Kiểm tra:

• Độ chính xác màu sắc

• Đăng ký in

• Độ phủ mực

• Các khuyết tật bề mặt

• Chất lượng cán màng

• Chất lượng lớp phủ UV

• Đăng ký dập nổi bằng lá kim loại

• Độ chính xác khi cắt khuôn

• Chất lượng gấp

• Độ bền của keo

• Độ cứng kết cấu

• Độ vuông của thùng carton

• Tính nhất quán giữa các mẫu

Minh họa phương pháp đo màu

Hãy yêu cầu nhà máy đo quang phổ của một mẫu sản phẩm mới sản xuất.

Nhà máy cần phải chứng minh được:

• Giá trị màu mục tiêu

• Giá trị màu đo được

• Tiêu chuẩn dung sai

• Kết quả đạt/không đạt

• Bản ghi đo lường

Điều này xác nhận liệu thiết bị màu có đang được sử dụng thực tế hay không, chứ không chỉ được hiển thị trong các cuộc kiểm toán.

Giai đoạn 4: Ra quyết định sau kiểm toán

Sau chuyến thăm, người mua nên đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng được ghi nhận.

Đánh giá nhà máy dựa trên các tiêu chí đã định.

Hãy lập ma trận chấm điểm dựa trên các mục tiêu kiểm toán của bạn.

Các lĩnh vực chấm điểm phổ biến bao gồm:

• Tổ chức cơ sở vật chất

• Năng lực sản xuất

• Khả năng in ấn

• Quản lý màu sắc

• Cắt khuôn và gia công sau in

• Kiểm soát chất lượng

• Tuân thủ các quy định về môi trường

• Tuân thủ xã hội

• Chất lượng mẫu

• Giao tiếp và phản hồi

• Phù hợp về mặt kỹ thuật với danh mục sản phẩm của bạn

Hãy sử dụng thang điểm nhất quán, chẳng hạn như từ 1 đến 5, với các tiêu chí rõ ràng cho mỗi điểm số.

Điều này giúp việc so sánh và chia sẻ kết quả kiểm toán nội bộ trở nên dễ dàng hơn.

Hoàn tất xác minh sau khi kiểm toán

Sau khi hoàn tất cuộc kiểm tra tại chỗ, hãy thực hiện các bước sau:

• Xác minh tất cả các chứng nhận trực tiếp với các cơ quan cấp chứng nhận.

• Liên hệ với khách hàng cũ để được tư vấn thêm.

• Yêu cầu báo giá chính thức

• Xác nhận thông số kỹ thuật

• Xác nhận cam kết về thời gian giao hàng

• Xem lại các điều khoản thanh toán và chất lượng.

• Nếu cần, hãy thuê bên thứ ba kiểm toán.

Không nên đưa ra quyết định cuối cùng về việc tìm nguồn cung ứng chỉ dựa trên chuyến thăm nhà máy.

Hãy dùng thử sản phẩm trước khi quyết định mua hẳn.

Đối với mối quan hệ nhà cung cấp mới, việc đặt hàng thử nghiệm được khuyến khích mạnh mẽ.

Đơn đặt hàng thử nghiệm cần phản ánh chính xác nhu cầu sản xuất thực tế của bạn.

Nó nên bao gồm:

• Độ phức tạp tương tự

• Các yêu cầu in ấn tương tự

• Yêu cầu vật liệu tương tự

• Phê duyệt mẫu tiền sản xuất chính thức

• Tiêu chí chấp nhận chất lượng đã được xác định

• Kiểm tra cuối cùng so với thông số kỹ thuật.

Điều này giúp xác nhận liệu nhà máy có thể hoạt động trong điều kiện thương mại thực tế hay không.

Trải nghiệm kiểm toán tại Huandao

Huandao hoan nghênh các chuyến kiểm toán nhà máy của khách hàng và duy trì bộ hồ sơ sẵn sàng cho kiểm toán dành cho các khách hàng tiềm năng.

Hồ sơ kiểm toán của Huandao bao gồm:

• Giấy chứng nhận chuỗi cung ứng FSC hiện hành

• Chứng nhận máy in G7 Master hiện tại

• Tài liệu chứng nhận GMI hiện hành

• Chứng chỉ ISO 9001

• Chứng chỉ ISO 14001

• Các báo cáo kiểm toán của bên thứ ba gần đây, nếu có.

• Danh sách thiết bị kèm thông số kỹ thuật

• Hồ sơ bảo trì

• Dữ liệu năng lực sản xuất

Huandao cũng duy trì một phòng mẫu nội bộ với các mẫu đã được phê duyệt từ các chương trình khách hàng lớn.

Đối với những khách hàng không thể đến trực tiếp, Huandao có thể cung cấp gói dịch vụ kiểm toán từ xa, bao gồm:

• Video giới thiệu cơ sở vật chất

• Trình diễn thiết bị

• Minh họa phép đo màu

• Tài liệu chứng nhận

• Tổng quan về năng lực sản xuất

Danh sách kiểm tra đánh giá nhà máy đóng gói

Hãy sử dụng danh sách kiểm tra nhanh này khi chuẩn bị kiểm toán một nhà máy sản xuất bao bì tại Trung Quốc.

Danh sách kiểm tra trước khi kiểm toán

• Hãy xác minh tất cả các giấy chứng nhận được yêu cầu trước khi đến.

• Yêu cầu danh sách thiết bị

• Xem xét thông tin tham khảo của khách hàng

• Gửi bảng câu hỏi kỹ thuật

• Xác định tiêu chí chấm điểm

• Xác định phạm vi kiểm toán

• Xác định các chuyên gia cần thiết

Danh sách kiểm tra cơ sở vật chất

• Xem xét khu vực sản xuất

• Kiểm tra bố trí nhà máy

• Xác nhận ca làm việc và ngày làm việc

• So sánh các tuyên bố về công suất với dữ liệu sản lượng.

• Kiểm tra kho nguyên liệu

• Kiểm tra kho thành phẩm

• Xem xét lại hệ thống lập kế hoạch sản xuất

Danh sách kiểm tra in ấn

• Kiểm tra thông số kỹ thuật máy in offset

• Kiểm tra thông số kỹ thuật của máy in flexo

• Kiểm tra khả năng in kỹ thuật số

• Kiểm tra tuổi đời và tình trạng bảo trì của máy in.

• Xác nhận việc tạo bản in CTP

• Kiểm tra khả năng đo màu trực tuyến

• Xem xét các mẫu in gần đây

Danh sách kiểm tra quản lý màu sắc

• Xác nhận việc sử dụng máy quang phổ.

• Kiểm tra hồ sơ hiệu chuẩn

• Hệ thống kiểm duyệt đánh giá

• Xác minh chứng nhận G7

• Xác minh tài liệu GMI

• Xem xét lại việc quản lý tiêu chuẩn Pantone

• Yêu cầu xem hồ sơ đo màu.

Danh sách kiểm tra cắt khuôn và sau khi in

• Kiểm tra máy cắt khuôn

• Xem lại thư viện dụng cụ cắt khuôn

• Kiểm tra đầu ra của folder-gluer

• Xác nhận khả năng hoàn thiện nội bộ

• Xác định các quy trình được thuê ngoài

• Xem xét lại các tiêu chuẩn đăng ký và dung sai.

Danh sách kiểm tra chất lượng

• Xem xét việc kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào

• Xem xét lại các quy trình kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất.

• Xem xét quy trình kiểm tra cuối cùng

• Xác nhận việc xử lý sự không phù hợp

• Kiểm tra phòng mẫu

• Xác nhận các mẫu đã được phê duyệt được lưu giữ.

Danh sách kiểm tra tuân thủ

• Xác minh chứng nhận FSC

• Xác minh chứng nhận ISO 14001

• Xem xét lại quy trình quản lý chất thải

• Xem xét hồ sơ tuân thủ các quy định xã hội.

• Kiểm tra thiết bị bảo hộ cá nhân và hệ thống an toàn.

• Xác nhận lịch sử kiểm toán cụ thể của nhà bán lẻ

Mẫu danh sách kiểm tra đánh giá

• Xem xét các mẫu sản phẩm gần đây

• So sánh màu sắc với mục tiêu

• So sánh mẫu ở đầu và cuối quá trình chạy

• Kiểm tra các mẫu cấu trúc

• Kiểm tra mẫu thành phẩm

• Đánh giá chất lượng cắt khuôn và gấp.

Danh sách kiểm tra sau kiểm toán

• Kiểm tra lại chứng chỉ

• Hoàn thành các cuộc gọi tham khảo

• Kết quả kiểm toán điểm số

• Yêu cầu báo giá chính thức

• Xác nhận thông số kỹ thuật

• Đặt đơn hàng thử nghiệm tiêu biểu

• Phê duyệt mẫu thử trước khi sản xuất hàng loạt.

Tìm nguồn cung ứng bao bì từ nhà sản xuất đáp ứng tiêu chuẩn kiểm toán.

Việc kiểm toán một nhà máy sản xuất bao bì ở Trung Quốc không chỉ đơn thuần là xác nhận sự tồn tại của nhà máy đó.

Việc này nhằm xác minh xem nhà cung cấp có thể đảm bảo chất lượng bao bì ổn định, màu sắc đáng tin cậy, cấu trúc chính xác, chứng nhận đầy đủ và năng lực sản xuất ổn định theo thời gian hay không.

Đối với người mua toàn cầu, quy trình kiểm toán chặt chẽ giúp giảm thiểu rủi ro trong khâu tìm nguồn cung ứng và xác định các nhà cung cấp có thể hỗ trợ tăng trưởng dài hạn.

Huandao hỗ trợ các nhà mua hàng toàn cầu với hồ sơ sẵn sàng cho kiểm toán, chứng nhận đã được xác minh, sản xuất bao bì tích hợp, lấy mẫu nội bộ, hệ thống quản lý màu sắc và kinh nghiệm phục vụ các chương trình bao bì quốc tế.

Yêu cầu gói tài liệu kiểm toán →
Đặt lịch tham quan nhà máy →
Liên hệ với đội ngũ bán hàng của chúng tôi →